Yhdistysten taloushallinnon hoitoon voin liittyä yhdistyksessä suuria haasteita. Taloushallinnon tilaa voidaan kuitenkin parantaa. Tärkeää on ensimmäisenä kiinnostua taloushallinnosta ylipäätään.
Kokemukseni mukaan yhdistyksen hallituksessa on ehkä yksi henkilö, joka ymmärtää jotain yhdistyksen taloudenhoidon päälle. Usein tämä henkilö saa hoitaa taloustonttiaan varsin itsenäisesti ja muulle hallitukselle riittää, että talousvastaava aika ajoin kertoo, miten menee. Mahdollisiin taloushuoliin ei osata tarttua, mikäli niitä esitetään. Usein talouteen reagoidaan reaktiivisesti eli vasta kun ongelma on jo käsillä, eikä proaktiivisesti haasteita ennakoiden ja niihin varautuen.
Mielestäni jokaisen yhdistyksen hallituksen jäsenen pitäisi olla kiinnostunut yhdistyksensä taloushallinnosta edes jossain määrin, sillä jo laki asettaa vaatimuksia taloushallinnon järjestämiselle. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on “…. huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.” (Yhdistyslaki (503/1989) 35 §).
Olen laatinut yhdistysten hallitusten tueksi kolmen kohdan askelmerkit, joilla taloushallinnon haltuunotossa päästään alkuun.
Kolme askelta parempaan taloushallintoon
Tutki ja kiinnostu
Tosiasia on, että on vaikea olla kiinnostunut asiasta, josta ei tiedä mitään. Perehtymällä asiaan siitä voi kiinnostua ja innostua. Tämän vuoksi ensimmäinen askel yhdistyksen laadukkaaseen taloudenhoitoon on: Tutki ja kiinnostu. Tutki mitä tuloslaskelma, tase, toimintakertomus, budjetti ja toimintasuunnitelma pitävät sisällään. Tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus kuvaavat edeltänyttä kautta, ja ne laaditaan yleensä keväällä. Budjetti ja toimintasuunnitelma laaditaan yleensä syksyllä ja ne ottavat kantaa tulevan kauden suunnitelmiin. Tutki näitä dokumentteja ja pohdi kysymysten avulla yhdistyksen taloudellista tilaa. Miten näet tietojen valossa kerhon lähihistorian ja tulevaisuuden etenkin taloudellisten tekijöiden osalta? Missä on onnistuttu? Millaisia haasteita kerholla on? Mihin suuntaan ollaan lähivuosina menossa?
Kun olet tutustunut yleisluontoisesti talouden tilaan, tutustu tarkemmin taloudenpidon prosesseihin. Selvitä, miten laskut liikkuvat, millaisia maksutapoja on käytössä ja mitä on kenenkin vastuulla hoitaa. Kysy itseltäsi kysymyksiä, kuten: Voiko jotain vaihetta sujuvoittaa? Voiko jonkin vaiheen tehdä kustannuksia tai resursseja säästäen? Voiko jonkin tehdä täysin toisella tavalla?
Ota käsitteet haltuun
Kiinnostuksen herättyä syvennä osaamistasi ja toisena askeleena ota käsitteet haltuun. Peruskäsitteet ovat: tuloslaskelma, tase, toimintakertomus, budjetti ja toimintasuunnitelma. Ymmärrä mitä nämä käsitteet tarkoittavat, ja etenkin mitä ne tarkoittavat oman yhdistyksesi toiminnassa. Lisäksi on hyvä ymmärtää muutamia muita käsitteitä, kuten kassavirta.
Hyvä harjoitus on esimerkiksi miettiä, miten yhdistyksen usein suurin omaisuus, lentokone, näkyy kaikissa näissä viidessä dokumentissa ja miten se vaikuttaa mihinkin. Lentokoneen juoksevat kulut, kuten polttoaine, samoin poistot, näkyvät tuloslaskelmassa. Mahdolliset lentokoneeseen liittyvät tuotot ovat myös tuloslaskelmassa. Taseessa puolestaan on itse lentokoneen arvo. Taseessa voi olla myös lentokoneeseen liittyviä lainoja, varauksia tai ennakkomaksuja. Budjetti on tuloslaskelman suunnitelma, joten siitä löytyvät seuraavalle vuodelle arvioidut kulut. Toimintakertomus ja toimintasuunnitelma tukevat sanallisesti näitä numeerisia dokumentteja. Lentokone-esimerkissä niissä voidaan avata tarkemmin lentokoneeseen liittyviä hankintoja tai arvioida polttoaineen hinnan muutoksia.
Kun kaikki vaikuttavat komponentit on löydetty, päästään käsiksi kassavirtaan. Kassavirta kuvaa rahojen riittävyyttä minä tahansa ajanhetkenä, ja on näin ollen tärkeä jatkuvasti seurattava laskelma. Kassavirta ja tilinpäätöksen tulos eivät ole sama asia, mutta ne kulkevat käsi kädessä. Huomioitavia eroja on esimerkiksi, että poistot heikentävät tuloslaskelman tulosta, mutta ne eivät vaikuta kassavirtaan, koska todellisuudessa rahaa ei liiku pankkitililtä. Lainojen kanssa on päinvastoin. Kassa kyllä hupenee lainoja lyhennettäessä, mutta tulokseen tällä ei ole vaikutusta, sillä laina on taseessa oleva omaisuuserä.
Osallista
Kun innostus on herätetty ja asioista alkaa olla pieni käsitys, kolmas vaihe on: osallista. Tämä tarkoittaa, että pyydä muut mukaan ja toisaalta mene mukaan, jos pyydetään. Tue kaveria. Yhdessä tekeminen ja vuorovaikutus edistävät oppimista, myös taloushallinnon taitojen oppimista. Tutkitusti tiimityöskentelyllä saadaan parempia tuloksia kuin yksin puurtamalla. Tiimityöskentely tuottaa enemmän ajatuksia ja tuotetut ratkaisut ovat monipuolisempia. Ehkä rahastonhoitajalla voisi olla taloustiimi, jossa jokaisella on oma vastuualueensa, mutta joka toimii yhdessä ja kehittää yhdistyksen taloudenhoitoa eteenpäin.
Näillä kolmella askeleella saadaan yhdistyksen koko toiminnasta ennakoitavampaa, hallituksen jäsenten hermoja säästävää ja ehkä jopa kehitettyä kerhoa entistä paremmaksi. Yhdistyksen laadukas taloudenhoito on suoraan yhteydessä yhdistyksen kokonaisvaltaiseen menestymiseen ja jatkuvuuden luomiseen. Hyvin hoidettu talous mahdollistaa resurssien keskittämisen yhdistyksen kehittämiseen, eikä hallitustyöskentely (välttämättä) ole pelkkää kriisistä toiseen raahautumista.